Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra nhanh chóng, trí tuệ nhân tạo (AI) đang nổi lên như một công cụ mạnh mẽ, giúp nâng cao năng suất làm việc thông qua việc ứng dụng vào nhiều lĩnh vực công việc khác nhau. Theo báo cáo nghiên cứu từ Ngân hàng Dự trữ Liên bang St. Louis, những người lao động sử dụng AI có thể tiết kiệm trung bình 5,4% thời gian làm việc mỗi tuần, tương đương khoảng 2,2 giờ. AI không chỉ hỗ trợ trong việc tìm kiếm thông tin và phân tích dữ liệu mà còn giúp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa quản lý thời gian và cải thiện hiệu quả làm việc nhóm.

Bài viết này giới thiệu 10 ứng dụng AI phổ biến nhất trong công việc vào năm 2025, phù hợp với từng loại công việc cụ thể, giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc một cách hiệu quả nhất.

NỘI DUNG CHÍNH

1. Ứng dụng AI để quản lý công việc cá nhân và tập thể

Việc quản lý công việc theo phương pháp thủ công truyền thống thường dẫn đến tình trạng bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng hoặc chậm trễ tiến độ, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả công việc. Rất nhiều người đã gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và phân tích công việc, đặc biệt là trong môi trường làm việc nhóm phức tạp.

Tuy nhiên, không ít người đã tiết kiệm được đáng kể thời gian kể từ khi tích hợp AI. AI giúp giải quyết các vấn đề này bằng cách tự động phân loại và ưu tiên nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, nhắc nhở về thời hạn, phân công công việc một cách hợp lý, tối ưu hóa quản lý thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc nhóm một cách đáng kể.

Ví dụ, Asana AI có khả năng tự động phân loại nhiệm vụ và dự đoán các điểm nghẽn trong dự án. Trello AI hỗ trợ tổ chức thông tin và cung cấp các mẹo để cải thiện quy trình làm việc cho cả nhóm. Trong môi trường làm việc hiện đại, nhiều doanh nghiệp còn kết hợp AI với giải pháp quản lý bằng AI Camera để giám sát tiến độ và điểm danh nhân sự theo thời gian thực.

Quản lý công việc cá nhân và tập thể bằng AI sẽ thúc đẩy tiến độ công việc hiệu quả hơn.

2. Ứng dụng AI để phân tích báo cáo tài chính

Trên thực tế, việc tổng hợp và phân tích dữ liệu tài chính thủ công thường dẫn đến sai sót và tốn rất nhiều thời gian, do nhân viên kế toán phải xử lý khối lượng lớn dữ liệu phức tạp, gây ra sự mệt mỏi và nhầm lẫn trong quá trình xử lý. AI giải quyết vấn đề này bằng cách nâng cao độ chính xác trong phân tích dữ liệu tài chính, tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực nhân sự, đồng thời cải thiện khả năng dự báo và đưa ra quyết định tài chính một cách khoa học. Đây là một trong những ứng dụng AI trong kinh doanh có tác động rõ rệt đến hiệu suất và chất lượng quyết định.

Các công cụ như Power BI với tính năng AI tích hợp giúp tạo báo cáo trực quan và phân tích xu hướng tự động. Tableau hỗ trợ phân tích dữ liệu phức tạp bằng thuật toán machine learning. Zoho Analytics cung cấp giải pháp phân tích tài chính toàn diện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Bộ phận kế toán nên ứng dụng AI trong việc phân tích báo cáo tài chính để đảm bảo độ chính xác cao hơn.

3. Ứng dụng AI để tra cứu thông tin nội bộ

Với các bộ phận như kế toán hoặc nhân sự, việc tìm kiếm thông tin cần thiết trong hệ thống tài liệu nội bộ phức tạp là một công việc tốn rất nhiều thời gian và đôi khi còn có thể dẫn đến sai sót, từ đó làm giảm đáng kể năng suất làm việc và ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên.

Tuy nhiên, nếu biết cách ứng dụng AI vào quá trình này, nhân viên sẽ dễ dàng tìm kiếm và tóm tắt thông tin nội bộ một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ trả lời các câu hỏi ngay lập tức, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc một cách đáng kể.

Để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình tra cứu, phần mềm Notion AI cho phép tìm kiếm thông minh trong cơ sở dữ liệu và tự động tóm tắt nội dung. Microsoft Copilot tích hợp sâu vào hệ sinh thái Office để hỗ trợ xử lý thông tin toàn diện. Đây cũng là bước đầu để xây dựng các AI Agent nội bộ có khả năng phản hồi và phân tích tài liệu một cách thông minh.

Việc tra cứu thông tin nội bộ sẽ nhanh chóng hơn nếu các bộ phận ứng dụng AI.

4. Ứng dụng AI vào chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng trong nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam thường xuyên quá tải với số lượng lớn yêu cầu và thắc mắc từ khách hàng, tạo áp lực lớn cho đội ngũ nhân viên. Điều này có thể dẫn đến việc phản hồi chậm trễ và thiếu nhất quán, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm của khách hàng và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp.

AI mang lại một giải pháp hiệu quả bằng cách tự động trả lời các câu hỏi thường gặp một cách chính xác, phân tích cảm xúc của khách hàng qua các kênh giao tiếp và đề xuất các giải pháp phù hợp, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và giảm tải đáng kể cho bộ phận hỗ trợ. Thậm chí, một số công nghệ AI hiện đại còn có thể tự động tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng, phối hợp với các hệ thống nội bộ của doanh nghiệp như CRM để phân công cho nhân viên xử lý và phản hồi tự động cho khách hàng về tình trạng xử lý thông qua đa kênh.

Hiện nay, có một số công cụ AI cung cấp chatbot phản hồi thông minh, phân tích tình cảm khách hàng và hỗ trợ tự động hóa hành trình khách hàng như Zendesk AI, Intercom hoặc Chat GPT. Nếu muốn triển khai AI trong dịch vụ CSKH một cách hiệu quả, bạn có thể tham khảo cách ứng dụng AI vào chăm sóc khách hàng từ các doanh nghiệp tiên phong.

Sự hài lòng của khách hàng được tăng cao nhờ tận dụng được tính năng của AI.

5. Ứng dụng AI khi ghi chép nội dung cuộc gọi

Việc ghi chép nội dung cuộc gọi bằng tay, nếu không tập trung cao độ, sẽ dễ xảy ra tình trạng thiếu thông tin quan trọng và gây khó khăn trong việc hoàn thành bản ghi toàn bộ cuộc thảo luận. Ngoài ra, cũng sẽ có khó khăn trong việc lưu trữ, tổ chức và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả với các thành viên trong nhóm.

Ngày nay, AI đã cách mạng hóa quá trình này bằng cách tự động ghi âm, tóm tắt nội dung cuộc gọi và chuyển đổi giọng nói thành văn bản với độ chính xác cao hơn, giúp dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, đồng thời giảm thiểu sai sót.

Một số phần mềm như Otter, Firefly… có khả năng phiên âm thời gian thực và tạo bản tóm tắt tự động với khả năng nhận dạng người nói, phổ biến trên các nền tảng cuộc gọi video và cung cấp phân tích về cuộc họp. Đây cũng là một lĩnh vực đang được các AI Agent và GenAI cải tiến mạnh mẽ, đặc biệt là trong việc hỗ trợ giao tiếp thời gian thực.

Các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian khi AI hỗ trợ ghi chép cuộc gọi.

6. Ứng dụng AI để theo dõi dự án và phân bổ công việc

Để một dự án hiệu quả và đúng tiến độ, việc xác định mục tiêu chính xác và phân bổ công việc hợp lý là những yêu cầu cơ bản. Tuy nhiên, việc quản lý dự án bằng phương pháp thủ công thường dẫn đến tình trạng chậm trễ tiến độ và phân bổ nguồn lực không hiệu quả, gây lãng phí thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Người quản lý dự án thường gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ thời gian thực và phân bổ công việc phù hợp với năng lực của từng thành viên trong nhóm.

Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp hoặc người quản lý có thể thử ứng dụng AI để theo dõi tiến trình dự án một cách chi tiết, phân bổ nguồn lực tối ưu và dự đoán các rủi ro tiềm ẩn. Từ đó, dự án có thể hoàn thành đúng hạn và đạt hiệu quả cao nhất.

Monday.com và ClickUp là hai trong số các phần mềm có tính năng tích hợp AI, cung cấp bảng thông tin và phân tích dự đoán cho quản lý dự án, tự động hóa phân công nhiệm vụ và theo dõi thời gian, giúp phân bổ khối lượng công việc tối ưu. Việc tích hợp AI vào quản lý dự án cũng là một phần của ứng dụng AI trong bán hàng, đặc biệt với các nhóm kinh doanh cần theo dõi pipeline và lịch sử tương tác của khách hàng.

AI có thể hoàn thành tốt trong việc theo dõi và phân bổ công việc nếu được ứng dụng đúng cách.

7. Ứng dụng AI để phân tích văn bản

Ngoài email, báo cáo, hợp đồng, các thông tin cá nhân hay phản hồi của khách hàng cũng là những văn bản cần kỹ năng và chuyên môn để phân tích một cách chuẩn xác. Tuy nhiên, rất ít người có thể hoàn thành việc phân tích số lượng lớn tài liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng, do tốn quá nhiều thời gian và công sức. Họ thường bỏ qua những thông tin quan trọng, thiếu thời gian để hiểu sâu nội dung hoặc đánh giá cảm xúc, ngữ cảnh.

Vì thế, việc ứng dụng AI là một giải pháp tối ưu nhất hiện nay. AI giúp tóm tắt và phân loại văn bản một cách thông minh, phân tích cảm xúc và tìm ra các chi tiết quan trọng, giúp tiết kiệm đến 60% thời gian đọc và xử lý văn bản.

Nổi bật nhất là công cụ Chat GPT với khả năng tóm tắt và phân tích văn bản với độ chính xác cao. MonkeyLearn cũng được xem là một chuyên gia về phân tích văn bản và phân tích tình cảm. Ngoài ra, IBM Watson NLP mang lại giải pháp cấp doanh nghiệp cho việc xử lý ngôn ngữ tự nhiên phức tạp.

AI ngày nay được tối ưu với NLP, nên việc phân tích văn bản cũng được trau chuốt hơn.

8. Ứng dụng AI vào lên lịch làm việc

Trong quá trình làm việc, nếu không có kế hoạch tối ưu lịch trình, chắc chắn sẽ dẫn đến xung đột lịch làm việc và mất thời gian điều chỉnh. Đôi khi cũng có thể gây ra việc bỏ sót những việc ưu tiên hoặc nhầm lẫn deadline.

Mem AI, Notion AI là những phần mềm có thể giải quyết những vấn đề này bằng cách tự động dò tìm lịch trống của các bên liên quan để đề xuất thời gian tối ưu nhất cho tất cả mọi người, đưa ra các mẹo cần làm dựa trên thời hạn và mức độ ưu tiên, đồng thời đề xuất sắp xếp lịch trình thông minh giữa công việc và nghỉ ngơi. Đây là một ví dụ điển hình về AI Marketing trong việc cá nhân hóa lịch trình làm việc và tối ưu hóa thời gian dựa trên hành vi của người dùng.

Ứng dụng AI để lên lịch làm việc sẽ hạn chế việc bỏ sót công việc hoặc trễ hạn.

9. Ứng dụng AI để tóm tắt nội dung cuộc họp

Theo cách hoạt động truyền thống của các doanh nghiệp, trong mỗi cuộc họp thường có một thư ký với nhiệm vụ ghi chép và tóm tắt nội dung cuộc họp. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều cuộc họp diễn ra liên tiếp, thư ký khó có thể đáp ứng hoặc dễ quên nội dung quan trọng, tốn nhiều thời gian để viết bản tóm tắt chi tiết. Điều này dẫn đến tình trạng dễ quên các công việc được giao, thiếu thứ tự sắp xếp ưu tiên, xóa hoặc lặp lại các tác vụ không cần thiết, ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của công việc.

Do đó, AI mang lại một giải pháp toàn diện bằng cách ghi âm hoặc ghi chú cuộc họp tự động, tóm tắt nội dung chính xác và dễ hiểu cho tất cả các thành viên. Các doanh nghiệp có thể tham khảo các phần mềm như Otter, Firefly, Fathom hay Sembly để trải nghiệm các tính năng tuyệt vời cho việc tóm tắt nội dung cuộc họp.

AI sẽ tóm tắt nội dung cuộc họp nhanh chóng hơn so với phương pháp truyền thống.

10. Ứng dụng AI để tra soát số liệu ký duyệt online trong doanh nghiệp

Quy trình ký duyệt tài liệu yêu cầu phải kiểm tra thủ công và xác thực thông tin một cách tỉ mỉ. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp tra soát truyền thống có thể dễ dẫn đến lỗi trong quá trình kiểm tra, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ công việc và hiệu quả hoạt động tổng thể. Khi ứng dụng AI vào việc tra soát, nó sẽ giúp người triển khai tối ưu hóa bằng cách tự động kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu, xác thực chữ ký điện tử và phát hiện gian lận, đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng và an toàn tuyệt đối.

Bạn có thể tham khảo phần mềm DocuSign AI, do có khả năng xác thực chữ ký thông minh và phát hiện các bất thường trong tài liệu. Trong khi đó, phần mềm Adobe Sign tích hợp AI giúp tự động hóa quy trình phê duyệt và đảm bảo tính bảo mật cao cho các giao dịch quan trọng.

Các doanh nghiệp ứng dụng AI để tra soát số liệu ký duyệt sẽ tiết kiệm thời gian hơn.

Các quy trình phê duyệt bằng AI là một ví dụ tiêu biểu trong AI automation – tự động hóa bằng trí tuệ nhân tạo, giúp nâng cao tốc độ và độ tin cậy trong kiểm soát nội bộ.

Ngày nay, AI đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại, mang lại các giải pháp tối ưu cho hầu hết các thách thức trong quản lý công việc. Xu hướng ứng dụng AI trong quản lý công việc không chỉ là một lựa chọn mà đã trở thành một nhu cầu tất yếu để doanh nghiệp và cá nhân duy trì khả năng cạnh tranh trong thời đại số. Hãy bắt đầu thử nghiệm ít nhất 1-2 công cụ AI được đề cập trong bài viết này để trải nghiệm sự khác biệt và nâng cao hiệu suất công việc của bạn ngay hôm nay.